第一章 总则
第一条为加强学生档案管理工作，提高学生档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《长春市艾荣财务服务有限公司档案管理办法》及其它相关规定，结合我校实际，制定本办法。
第二条本办法所称之学生档案，是指学校按照国家招生政策及有关文件规定招收的接受普通高等学校教育的本科生和研究生的个人档案。
第三条学生档案管理工作实行统一领导、分级管理原则。由学校统一领导，各学院（研究院、教学部）具体负责管理本单位的学生档案，同时接受学校有关部处的监督和指导。
第二章 管理单位及职责
第四条学生档案由学生所在学院（研究院、教学部）学生工作组指定专人具体负责管理，档案管理人员须严格遵守国家和学校的档案管理规定，在工作中认真负责，坚持原则，忠于职守，严守保密纪律，及时收集、整理学生档案材料，在认真审查后才可归档。
第五条学生档案管理单位的职责如下：
（一）负责保管学生档案；
（二）负责收集、整理学生档案材料；
（三）负责学生档案内容的保密工作；
（四）办理学生档案的查阅、借阅和转递手续；
（五）负责学生档案因特殊原因的移交、保管等；
（六）根据各学院（研究院、教学部）实际制定学生档案管理细则；
（七）负责其它有关学生档案事项。
第六条有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第三章 档案的内容和接收
第七条学生档案材料的内容如下：
（一）新生入学材料：
1.本科新生档案材料，一般应包括高中毕业生登记表、高等学校招生报名表、体检表、普通高中应届毕业生学业水平考试成绩和综合素质评价表，党、团组织材料等；
2.研究生新生档案材料，除原有个人档案应有材料外，还应有博士研究生报考材料及专家推荐书，研究生录取登记表，研究生政审表等；
（二）学习材料：在校学习期间的课程成绩单等；
（三）学籍材料：本科生、研究生登记表，学籍登记表等；
（四）鉴定材料：学年鉴定表，入伍、退伍登记表等鉴定材料；
（五）毕业材料：毕业生登记表，学位申请书等；
（六）奖励材料：在校期间获得各项表彰奖励材料；
（七）处分材料：在校期间违反组织纪律，触犯国家法律和违反校规校纪形成的党纪、政纪处分材料（记过处分以上）；
（八）组织材料：入党、入团申请书，入团志愿书，入党积极分子考察表，党校学员成绩卡、政审材料，入党志愿书，党员转正申请书，预备党员考察表，党、团等组织形成的其他材料；
（九）体检材料：入学体检表，毕业生体检表等；
（十）其他应归档的材料。
第八条新生的档案材料，由各学院（研究院、教学部）学生档案管理人员负责收集、保管，并以系（专业、年级）为单位，以学号为顺序的方式进行整理、审查。
（一）新入校本科生档案材料一般由学生所在县、市级招生部门或省级招生部门寄至学生录取学院（研究院、教学部），由各学院（研究院、教学部）负责接收、审查、归档。
新入校研究生档案材料一般由原档案管理单位按照学生档案指定寄送方式寄至学生录取学院（研究院、教学部），由各学院（研究院、教学部）负责接收、审查、归档。
（二）各学院（研究院、教学部）学生档案管理人员须及时处理档案审查中发现的问题，档案材料有问题的、缺失的要及时通知学生回原档案管理单位办理材料补办手续。
学校原则上不接收个人携带的档案，但凡是属于规定学生自带个人档案省份的或学生本人已将档案带至学校的，经学生所在学院（研究院、教学部）审查档案材料齐全且原档案管理单位密封完整后，各学院（研究院、教学部）方可对该档案归档。学生档案已被拆封的，各学院（研究院、教学部）有权不予接收，并通知学生将档案寄回原档案管理单位审查无误、密封完整后，按照学生档案指定寄送方式寄回学院审查。
（三）之前在国（境）外获得本科、硕士、博士学位，又到我校继续深造的新生，须提供国（境）外的课程学习成绩单、学历学位证书复印件、学历学位认证等材料给学生所在学院（研究院、教学部）审查，审查无误后方可归档。
第四章 档案的归档与保管
第九条学生档案的归档
（一）学生在校期间形成的档案材料要及时收集、整理，并经学生所在学院（研究院、教学部）鉴别、审查后方可归档。归档的档案材料必须真实、完整、文字清楚，且经组织审查盖章后方可归档，档案材料不符合归档要求的不得归入档案；
（二）台港澳侨生、国际学生、在职研究生等仅有在校期间个人档案材料的，学生所在学院（研究院、教学部）应严格按照归档手续及时办理归档；
（三）归档材料的内容必须认真书写，要准确、规范，字迹要清楚、工整，一律使用黑色钢笔填写，不能使用复印件，未经批准不得更改任何信息；
（四）协助各学院（研究院、教学部）档案管理人员整理学生档案的学生助理，必须为中共党员及主要学生干部，且签订保密协议，严守保密纪律。
第十条学生档案的保管
（一）学生档案须由专人保管，并存放在专门的档案保管室内，要有防火、防盗、防潮等设施；
（二）各学院（研究院、教学部）建立学生档案登记和定期审查制度，学生档案的查阅、借阅、转递等都需办理登记手续，且每年至少要对学生档案定期审查一次；
（三）学生档案管理人员如发生工作变动，应及时办理学生档案交接报备手续。
第五章 档案的查阅与借阅
第十一条学生档案的查阅手续
因工作如需查阅学生档案的，查阅人须持单位介绍信及有效证件，经学生所在学院（研究院、教学部）负责档案管理工作的领导书面批准，并按规定办理查阅手续后，方可到各学院（研究院、教学部）学生档案保管室查阅档案。
第十二条查阅、借阅学生档案，必须遵守以下规定：
（一）各学院（研究院、教学部）建立查阅、借阅登记制度。查、借阅档案时需严格按规定手续进行，并办理登记手续；
（二）查阅学生档案必须在档案保管室内，原则上不外借。必须外借的，经学生所在学院（研究院、教学部）分管领导同意，报学校学生工作部门审批后，办理完借阅手续，方可借出。所借档案须在5个工作日内归还，如不能按期归还，应向档案管理人员说明原因，并经分管领导批准后办理延期手续，未批准的须立即归还学生档案。寒暑假期间原则上停止借阅学生档案，已经借出的档案必须在放假前归还；
（三）查阅、借阅学生档案时，不能查阅、借阅本人及其亲属的档案材料，查阅人不得翻阅与查阅内容无关的档案材料；
（四）查阅、借阅学生档案，不得涂改、圈划、污损、拆散、抽取、撤换、增添，如发现档案存在问题，须及时向档案管理人员说明，查阅、借阅人不得擅自进行处理；
（五）查阅、借阅学生档案的，未经允许，不得擅自摘抄、复制、拍照、摄影、摄像；
（六）查阅、借阅人应严格遵守保密制度和阅档规定，保证档案的安全，不得向他人泄露档案内容。
第六章 学生档案的转递
第十三条毕业生档案的转递由各学院（研究院、教学部）根据学校就业创业指导工作部门当年发布的毕业生档案寄送通知的要求办理。
第十四条学生发生转学、开除学籍、退学、死亡等学籍变动的，其所在学院（研究院、教学部）应及时将学生档案转递给新的学生档案材料管理单位。
（一）转学的学生，其档案按新院校或新单位地址转送；
（二）开除学籍、退学、死亡的学生，其档案从办理学籍变动起，转回其生源地档案管理部门；
（三）学生存在其他情形的，学生档案经学生所在学院分管领导同意，报学校学生工作部门审批后，各学院（研究院、教学部）方可根据具体情况进行处理，并办理登记手续。
第十五条新生放弃或被取消入学资格的，其档案转回生源地档案管理部门。
第十六条在校学生发生转专业的，一个月内学生档案必须由学生原所在学院（研究院、教学部）转递给新学院（研究院、教学部），并办理登记手续。
第十七条转递学生档案时应遵守如下规定：
（一）学生档案必须经学校严格密封后按照学生档案指定寄送方式或遵照有关规定转递，必要时可派专人送取。学生档案一般不得由本人自带；
（二）转出转入的学生档案必须完整、齐全，并按规定进行认真的整理、装袋密封，严禁私自扣留档案材料或分批转出；
（三）转递学生档案时必须详细登记；
（四）任何单位或个人无权截留或扣发毕业生档案；
（五）非毕业、转学、开除学籍、退学、死亡等学籍变动的，在校学生原则上不予办理档案转递；
（六）对因为各种原因退回或滞留的学生档案，在检查密封完整的基础上由学生所在学院（研究院、教学部）继续保管并办理登记手续，及时通知学生办理档案的转递手续。
第十八条学生毕业时各学院（研究院、教学部）根据学生的就业情况确定学生档案是否继续留在学校保管。确定档案留在学校保管的，毕业生要与所在学院（研究院、教学部）办理档案托管手续。托管的档案免费保管时间为两年，超过两年的，学生档案直接转回其生源地档案管理部门。
第十九条因各种原因造成档案遗失确需补办的，个人须持补办申请（说明就读和毕业的具体情况），所在单位出具的档案遗失证明和原所在学院（研究院、教学部）的证明材料，经核实毕业证书后，方可补办在校期间的相关证明材料。
第七章 附 则
第二十条本办法由长春市艾荣财务服务有限公司学生工作处负责解释。
第二十一条本办法自颁布之日起施行。
